Druckkostenoptimierung – Erst Analysieren, dann Optimieren!

Unsere Druckkostenoptimierung dtb-PrintOptimize

Eine Druckkostenoptimierung spart Zeit und Geld ein. Sie optimiert Ihre Druckerinfrastruktur und zeigt Ihnen auf, wie ein maßgeschneidertes Printkonzept aussehen sollte. Aber für wen ist eine Druckkostenoptimierung sinnvoll:

Sie planen die Anschaffung neuer Drucker und Kopierer im Unternehmen!
Ihre bestehenden Verträge laufen aus. Sie wünschen ein neues, moderneres und kostengünstigeres Konzept!
Sie haben das Gefühl, dass die laufenden Betriebskosten Ihrer Drucker und Kopierer zu hoch sind!
Sie planen die Einführung einer Softwarelösung im Bereich Dokumenten-, Output- oder Workflow-Management!
Ihre Printsysteme sind in die Jahre gekommen, mittlerweile zu teuer und bedienen nicht alle Anforderungen!
Ihnen fehlt die Übersicht zu Ihrer Printer-Infrastruktur und Sie wollen sich einen Überblick verschaffen!

Warum dtb-PrintOptimize?

Mit unserem Druckkostenoptimierung dtbPrintOptimize, analysieren wir die IST-Situation Ihrer Printer-Infrastruktur. Zudem schauen wir uns alle Anforderungen Ihrer User und Ihrer bestehenden Software, in Bezug auf Workflows Ihres gesamten Dokumenten- und Output-Management im Unternehmen, an. Wir bringen Ihnen quasi Licht ins Dunkle! Durch dtbPrintOptimize schaffen wir Ihnen eine optimale Ausgangssituation für eine Neueinführung oder Umstellung für ein maßgeschneidertes Druckerkonzept (auch in Verbindung mit prozessunterstützenden Softwarelösungen).

Einsparung laufender Betriebskosten durch eine Druckkostenoptimierung

Ein Großteil deutscher Unternehmen kann weder deren Druckkosten noch Druckvolumen benennen. Und dabei werden hierzulande über 30 Mrd. Euro im Jahr fürs Drucken ausgegeben.

20 Prozent fallen auf die Hardware
45 Prozent auf die laufenden Betriebskosten
15 Prozent auf die Verwaltung
20 Prozent auf Wartung und Service
(Quelle: NetMediaEurope München)

Bei der eigentlichen Druckkostenoptimierung setzen wir zur Analyse unsere MPS-Software dtbPrint+ ein. Ohne den Einsatz einer modernen MPS-Software, ist eine Druckkostenoptimierung kaum möglich! Die möglichen Einsparungen durch eine Software unterstützte Analyse, und im Nachgang stattfindende Druckkostenoptimierung, sind beeindruckend:

10 – 30 % weniger Unterhaltskosten, durch Austausch gegen moderne Systeme und passendes Servicekonzept
50 – 80 % weniger Geräte, durch intelligente Verteilung von Arbeitsgruppen- und Etagendrucksysteme
30 – 60 % weniger verschiedenes Verbrauchsmaterial, durch die Einführung einheitlicher Geräte
50 – 90 % Einsparung von Prozesskosten im Einkauf, Buchhaltung und der IT

Ziele der Druckkostenoptimierung werden durch Sie definiert:

Deutliche Verbesserung der Transparenz Ihrer Gesamtkosten
Signifikante Kosteneinsparung laufender Betriebskosten gegenüber Ihrer IST-Situation
Einführung eines Prüf- und Steuerungswerkzeugs für das durch Sie definierte Druckverhalten
Ausarbeitung der Vorteile durch Leasings/Miete in Bezug auf Kapitalbindung und steuerlichem Aspekt
Deutliche Verbesserung Ihrer Flexibilität in Bezug auf Ihre Drucksysteme und der Verwaltung
Signifikante Verringerung der Prozesskosten in Einkauf, Buchhaltung, Logistik und IT-Abteilung
Aufbau einer homogenen Druckerlandschaft
Deutliche Konsolidierung Ihrer Drucksysteme
Mögliche Senkung des Druckvolumens

Fünf Schritte zum optimalen Print- und Softwarekonzept!

Schritt 1 (Druckkostenoptimierung)

Wie viele Seiten druckt Ihr Unternehmen jährlich? Wie verteilt sich dieser Druckoutput auf die einzelnen Abteilungen, Geräte sowie auf Schwarzweiß und Farbe? Die Seitenpreise von Drucksystemen sind schließlich sehr unterschiedlich und differieren teilweise mehrere hundert Prozent voneinander. Deshalb die Frage: Passen die von Ihnen eingesetzten Drucksysteme am Stellplatz zum jeweiligen Druckaufkommen? Können möglicherweise Farbseiten eingespart werden? Eine Farbseite kostet fast 10 Mal soviel wie eine Monoseite!

Wenige Fragen von vielen, wenn es bei Ihnen darum geht laufende Betriebskosten einzusparen.

Ein Großteil deutscher Unternehmen kann weder deren Druckkosten noch Druckvolumen benennen. Und dabei werden hierzulande über 30 Mdr. Euro im Jahr fürs Drucken ausgegeben.

20 Prozent fallen auf die Hardware
45 Prozent auf die laufenden Betriebskosten
15 Prozent auf die Verwaltung
20 Prozent auf Wartung und Service
(Quelle: NetMediaEurope München)

Bei der eigentlichen Druckkostenoptimierung setzen wir zur Analyse unsere Flottenmanagementsoftware dtbPrint+ ein. Ohne den Einsatz einer modernen MPS-Software, ist eine Optimierung kaum möglich! Die möglichen Einsparungen durch eine Software unterstützte Analyse, und im Nachgang stattfindende Optimierung, sind beeindruckend:

10 – 30 % weniger Unterhaltskosten, durch Austausch gegen moderne Systeme
50 – 80 % weniger Geräte, durch Abeitsgruppen- und Etagendrucksysteme
30 – 60 % weniger verschiedenes Verbrauchsmaterial, durch die Einführung einheitlicher Geräte
50 – 90 % Einsparung von Prozesskosten im Einkauf, Buchhaltung und der IT

Schritt 2 (Anforderungen von Anwender und Anwendungen analysieren)

Alleine nur die Druckkosten zu optimieren, ist heute nicht mehr ausreichend. Umfangreiche Anwendungen an den Arbeitsplätzen und verschiedenste Softwaresysteme im Unternehmen, stellen heute aufgrund hoher Prozesskosten eine hohe Anforderung an Ihre Drucksysteme!

Mit einer Überprüfung des Druckoutputs Ihrer Druckerlandschaft, können Sie schon einiges einsparen. Gerade wenn sich im Laufe der Jahre eine stark heterogene Struktur eingeschlichen hat, Geräteklassen nicht zu dem vorhandenen Druckoutput passt und die Geräte dazu noch in die Jahre gekommen sind. Hier enden allerdings auch schon viele Druckkosten-Optimierungs-Konzepte auf dem Markt, mit einer solch flachen Überprüfung ist es aber heute nicht getan! dtb-PrintOptimize setzt hier ganzheitlich an:

Traditionelle Analyse Ihres Druckoutputs (in Schritt 1)
Prüfung Cost-Per-Page pro Drucksystem (in Schritt 1)
Aufnahme aller Anforderungen Ihrer Anwender bis hin zu ganzen Abteilungen (in Schritt 2)
Aufnahme aller Dokumenten-Prozesse Ihrer Anwendungen wie ERP, CRM etc. (in Schritt 2)

Schritt 3 (Optimierungsvorschläge gemeinsam besprechen)

Nach der eigentlichen Analyse, setzen wir uns mit Ihnen gemeinsam in einem Workshop zusammen, zeigen Ihnen unsere Optimierungsvorschläge auf und sprechen diese gemeinsam mit Ihnen durch. Dabei priorisieren wir die verschiedenen Optimierungsvorschläge in grundkonzeptionelle, optionale und zukunftsweisende Vorschläge.

In einer zweiten Besprechung erhalten wir von Ihre Eindrücke zu unseren Vorschläge, eventuell Gegenvorschläge und Zeitvorgaben bezüglich gewünschter Umsetzung.

Mit diesen Informationen können wir nun ein aussagekräftiges und maßgeschneidertes Angebot für Sie zusammenstellen.

Schritt 4 (Angebotsphase)

Auch während der Angebotsphase gibt es einiges zu besprechen.

Werden Budgetvorgaben eingehalten
Mögliche Erweiterungen oder generelle Anpassungen des Gesamtkonzepts
Zukünftige Kosten durch Erweiterungen im Nachgang

Schritt 5 (Umsetzung der Optimierungsvorschläge)

Nach der Angebotsphase erstellen wir gemeinsam ein Pflichtenheft und setzen die einzelnen Projektschritte für Sie um:

Vorbereitung des Printservers (Treiber, Softwarelösungen, Flottenmanagement)
Rollout und Installation der Drucksysteme
Anbindung der Drucksysteme an Fax, Scan- und anderen Softwarelösungen
Einweisung der Administratoren und Anwender
Feinjustierung und abschließende Prüfung des Flottenmanagements
Qualitätsmanagement: Druck-, Scan- und Softwaretests
Gemeinsame Abnahme des Gesamtkonzepts

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